Volo in ritardo? Ecco come ottenere il rimborso

Conoscere i propri diritti come passeggero aereo è essenziale per affrontare situazioni impreviste come ritardi, overbooking del volo, cancellazioni e problemi tecnici di varia natura. In questa guida definitiva, esploreremo le condizioni per il rimborso del volo valide nell’Unione Europea e nel Regno Unito e vedremo chi ha diritto e come beneficiare di risarcimenti fino a €600 per passeggero.

I ritardi dei voli sono diventati una scocciatura sempre più comune per i passeggeri aerei: secondo Wired Italia, durante il mese di giugno 2023, oltre il 50% di tutti i voli in transito in Europa sono decollati o atterrati in ritardo. Senza contare che, secondo il Codacons, l’ultimo sciopero del personale aereo indetto per il 15 luglio 2023 ha colpito oltre 250mila cittadini in partenza dai maggiori aeroporti italiani.

La situazione non è stata certamente più rosea lo scorso anno: durante l’estate 2022 (anno che sarà ricordato come uno dei peggiori per quanto riguarda il settore del trasporto aereo) sono state oltre 140mila le tratte a rischio di cancellazione, con EasyJet, Wizz Air e Vueling in vetta alla classifica delle compagnie responsabili per il maggior numero di cancellazioni sul totale delle tratte programmate.

Tra le cause più frequenti di queste cancellazioni e ritardi imprevisti troviamo condizioni meteorologiche avverse ed eventi climatici estremi (negli ultimi anni sempre più comuni, a testimonianza di quanto reale ed urgente sia il problema del riscaldamento globale), problemi tecnici, ma anche, come abbiamo visto, carenza e scioperi del personale aereo.

A questo si aggiunge l’insidiosa pratica dell’overbooking, che consiste nel vendere un numero di biglietti superiore alla capacità effettiva dell’aereo. In altre parole, le compagnie aeree vendono più posti di quelli effettivamente disponibili sull’aereo in modo da massimizzare il loro profitto anche qualora alcuni passeggeri non dovessero presentarsi in aeroporto o cambiare i loro piani di viaggio all’ultimo minuto (cosa evidentemente alquanto comune).

Il problema sorge nel momento in cui tutti i passeggeri si presentano al momento dell’imbarco, costringendo la compagnia aerea a richiedere ad alcuni di questi di prendere un volo successivo. Questo può causare ritardi nell’orario di partenza, oltre agli evidenti disagi per chi si trova costretto a rinunciare al proprio posto. Ancora peggio, quando la compagnia aerea non riesce a trovare volontari disposti a rinunciare al posto prenotato, potrebbe essere necessario cancellare il volo stesso.

Ecco perché è sempre più importante conoscere i propri diritti in quanto passeggeri aerei, e sapere cosa fare in caso di volo cancellato o in ritardo.

Volo in ritardo? La normativa europea sui diritti dei passeggeri del trasporto aereo

Per ottenere un rimborso per un volo in ritardo, è importante capire quali sono i diritti dei passeggeri in tema di rimborsi e risarcimenti, e come questi si applicano in base alle diverse cause dello stesso.

Le regole possono infatti variare sia in base alla nazionalità della compagnia aerea, ma anche alla distanza coperta dalla tratta, alle tempistiche con cui il consumatore viene informato del ritardo o cancellazione del volo, e delle ragioni dello stesso (problemi operativi della compagnia aerea, condizioni meteorologiche avverse, scioperi del personale o altre circostanze eccezionali).

Cosa dice la normativa europea sui diritti dei passeggeri del trasporto aereo?

Se il volo parte o arriva da un aeroporto situato all’interno dell’Unione Europea e/o del Regno Unito o, ancora, se si sta volando con una compagnia aerea europea o britannica, possiamo fare riferimento al regolamento dell’Unione Europea n. 261/2004, secondo il quale esistono 3 livelli di tutela dei passeggeri:

1. Assistenza e informazioni: in caso di ritardo significativo (di solito superiore a due ore/ o più, a seconda della distanza della tratta aerea), la compagnia aerea è tenuta a fornire assistenza gratuita ai passeggeri. Questa assistenza include pasti, bevande, accesso a comunicazioni (due chiamate telefoniche o messaggi via telex, fax o posta elettronica). Inoltre, i passeggeri hanno diritto a informazioni chiare sulla situazione del volo e sui loro diritti.
2. Pernottamento: se l’orario di partenza è previsto per il giorno successivo, i passeggeri hanno diritto a ricevere gratuitamente una sistemazione in albergo e il trasporto fino al luogo della sistemazione, e da quest’ultimo fino all’aeroporto.
3. Rerouting o rimborso: se il ritardo è di almeno 5 ore alla destinazione finale, hai il diritto di scegliere tra il rerouting (modifica dell’itinerario), il rimborso del biglietto, o, qualora la cancellazione riguardi un volo di collegamento, un volo di ritorno.

Qualora invece la compagnia aerea non sia basata all’interno dell’Unione europea, i diritti dei passeggeri variano in base ai diritti garantiti ai consumatori dai regolamenti in vigore all’interno dei diversi Paesi, nonché al contratto di servizio del vettore in questione.

Inoltre, quando i passeggeri dovessero giungere a destinazione con tre ore o più di ritardo sull’ora di arrivo prevista, possono richiedere un risarcimento forfettario dalla compagnia aerea, a meno che il ritardo sia causato da circostanze eccezionali (ovvero che non potevano essere evitate anche qualora fossero state adottate tutte le misure del caso). Lo stesso si applica qualora i passeggeri siano stati informati della cancellazione del volo a meno di 14 giorni dalla data prevista per la partenza.

La buona notizia è che, indipendentemente dal prezzo originale del biglietto, questo rimborso può variare tra i 250 e i 600 euro per passeggero!

Volo in ritardo: a quanto ammonta il risarcimento?

Come accennato sopra, le compensazioni finanziarie che spettano ai passeggeri di voli con ritardo di tre ore o più sull’ora di arrivo prevista variano a seconda della distanza del volo e del ritardo subiti, e variano da un minimo di €250 ad un massimo di €600.

In linea generale, il risarcimento per volo in ritardo ammonta a:

1. Volo di meno di 1500 chilometri con un ritardo di almeno 3 ore (sia UE che extra UE): fino a €250
2. Volo di oltre 3500 chilometri al di fuori dell’UE con un ritardo tra 3 e 4 ore: fino a €300
3. Volo di oltre 3500 chilometri all’interno dell’UE con un ritardo di almeno 3 ore o tra 1500 e 3500 chilometri al di fuori dell’UE con un ritardo di almeno 3 ore: fino a €400
4. Volo di oltre 3500 chilometri al di fuori dell’UE o all’interno dell’UE se il ritardo supera le 4 ore: fino a €600

Si precisa inoltre che queste compensazioni sono separate dall’assistenza fornita ai passeggeri durante le ore di ritardo.

Volo cancellato: quali sono i diritti dei passeggeri?

Come leggiamo all’interno del Regolamento (CE) n.261/2004, “secondo il principio della parità di trattamento, i passeggeri i cui voli sono in ritardo e quelli i cui voli vengono cancellati «all’ultimo momento» devono essere considerati come situazioni analoghe per quanto riguarda l’applicazione del loro diritto a ricevere un risarcimento, poiché tali passeggeri subiscono disagi analoghi, vale a dire, una perdita di tempo”.

Per questo motivo, tra i diritti dei passeggeri di un volo cancellato troviamo:

• Assistenza (pasti e bevande, sistemazione in albergo, trasporto tra l’aeroporto e il luogo di sistemazione, possibilità di effettuare a titolo gratuito due chiamate telefoniche o messaggi via telex, fax o posta elettronica);
• Rimborso del biglietto se il volo viene cancellato entro sette giorni dalla partenza, o diritto ad un volo di ritorno verso il punto di partenza iniziale o a un volo alternativo verso la destinazione finale;
• Risarcimento compreso tra i €250 e i €600, seguendo le regole descritte sopra;

Tuttavia, il risarcimento non sussiste qualora la compagnia aerea possa dimostrare che la cancellazione è dovuta a circostanze eccezionali al di fuori del controllo della compagnia aerea (ovvero che non si sarebbero comunque potute evitare anche se fossero state adottate tutte le misure del caso). Queste circostanze eccezionali potrebbero includere eventi come condizioni meteorologiche estreme, scioperi dei controllori del traffico aereo, o situazioni di emergenza che rendono impossibile operare il volo in modo sicuro.

Quando si ha diritto a chiedere il rimborso?

Per riassumere, il passeggero ha diritto a chiedere un rimborso per un volo in ritardo se questo soddisfa le seguenti condizioni:

• Il volo è soggetto al regolamento europeo n. 261/2004
• Il ritardo è imputabile alla compagnia aerea (ad esempio, problemi tecnici o operativi)
• Il ritardo è superiore a 3 ore al momento dell’arrivo a destinazione
• Il volo oggetto del disservizio non risale a più di 1,5 anni dalla data in cui viene presentata la richiesta

Volo in ritardo (o cancellato): quando non si ha diritto ad una compensazione?

Al contrario, ecco alcune circostanze in cui i passeggeri non hanno diritto a una compensazione per un volo in ritardo o cancellato:

• Ritardi inferiori alle 3 ore: se il ritardo alla destinazione finale è inferiore a 3 ore, non sussiste il diritto a una compensazione finanziaria. Tuttavia, vale comunque il diritto all’assistenza se il ritardo è superiore alle due ore (pasti, bevande ed accesso a comunicazioni);
• Circostanze Eccezionali: se il ritardo o la cancellazione del volo sono causati da circostanze eccezionali al di fuori del controllo della compagnia aerea, come condizioni meteorologiche estreme, problemi riguardanti la sicurezza del volo, scioperi dei controllori del traffico aereo o altri eventi di forza maggiore;
• Passeggeri che viaggiano a titolo gratuito o usufruendo di una tariffa ridotta non accessibile al pubblico (ad esempio dipendenti delle compagnie aeree, agenzie di viaggio o tour operator);
• Notifica Adeguata: se la compagnia aerea ha notificato la cancellazione del volo con almeno 14 giorni di preavviso rispetto alla data programmata di partenza;
• Voli operati da compagnie aeree non comunitarie con partenza da un Paese non comunitario e in arrivo verso un aeroporto UE: qualora la compagnia aerea non sia basata all’interno dell’Unione europea, i diritti dei passeggeri variano in base ai diritti garantiti ai consumatori dai regolamenti in vigore all’interno dei diversi Paesi, nonché al contratto di servizio del vettore in questione;
• La compagnia aerea ha cancellato il volo in anticipo ed ha offerto un rerouting adeguato o il rimborso del biglietto: in particolare, qualora il passeggero venga informato della cancellazione tra i 14 ed i 7 giorni dalla partenza, e venga offerto un volo alternativo in partenza non oltre 2 ore prima dell’orario originariamente previsto e che permetta di raggiungere la destinazione finale meno di 4 ore dopo l’arrivo originariamente previsto. Inoltre, qualora invece il passeggero venga informato a meno di una settimana dalla data prevista del volo, le compagnie possono evitare l’erogazione del risarcimento offrendo al passeggero un volo alternativo in partenza non oltre 1 ora prima dell’orario originariamente previsto e in arrivo alla destinazione finale meno di 2 ore dopo l’arrivo originariamente previsto. Il risarcimento è invece dimezzato se la compagnia propone un volo alternativo che consente di raggiungere la destinazione finale con un ritardo tra le 2 e le 4 ore.

Volo in ritardo (o cancellato): come chiedere il risarcimento?

Se il volo soddisfa le condizioni per richiedere un rimborso o un risarcimento, ecco come procedere:

1. Per prima cosa, dobbiamo ricordarci di conservare tutti i documenti relativi al viaggio, come il biglietto aereo, le ricevute per i pasti o l’alloggio, ed eventuali scambi/comunicazioni con la compagnia aerea (email, messaggi di testo, ecc.). Questi documenti saranno fondamentali per sostenere la richiesta di risarcimento.
2. Dopodiché, possiamo procedere a calcolare esattamente l’importo dell’indennizzo che ci spetta. Per farlo, possiamo fare riferimento sia alle indicazioni fornite sopra, che ai diversi calcolatori presenti online (come questo di Claim Flights).
3. A questo punto, potremo contattare la compagnia aerea (entro 1.5 anni dalla data di partenza prevista del volo) e chiedere informazioni per iscritto sui motivi di ritardo e sulla procedura da seguire per ottenere un eventuale rimborso.
4. Compilare poi l’apposito modulo di richiesta di rimborso fornito dalla compagnia aerea o presente sul sito web dell’aeroporto (qui un modello), premurandosi di inserire tutti i dati necessari per il risarcimento dei danni da volo, quali dettagli del volo, i documenti di viaggio ed una copia del documento d’identità.
5. Ora non ci resta che monitorare lo stato della richiesta e attendere il ricevimento di una conferma scritta del rimborso o del risarcimento offerto.

Qualora non dovessimo ottenere un riscontro da parte della compagnia aerea o questa dovesse rifiutare il risarcimento, è comunque possibile rivolgersi all’autorità competente per i diritti dei passeggeri aerei del paese in cui si è subito il disagio, oppure rivolgersi direttamente ad un giudice di pace o ad un consulente legale specializzato in diritti dei passeggeri aerei, il quale può aiutarci a presentare la domanda di risarcimento e, se necessario, perseguire la richiesta in tribunale.

In alternativa, esistono diverse agenzie online specializzate nella tutela dei passeggeri aerei che potranno aiutarci non solo a compilare la richiesta di rimborso, ma anche assicurarci che la compensazione venga erogata con successo.